每到六一和学期结束，教务处、政教处甚至班主任，总会忙于打印各种奖状用以鼓励学生。通常我们所采用的方法是将姓名和获奖等地方空着，等到奖状打印完毕再用手工填写。或者是分别在奖状上更改名字，并打印。这两种方法都费时、费力，其实利用word中的“邮件合并”功能通过四个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。

建立奖状模板

首先利用Word制作一张奖状模板并保存为“奖状doc”,将其中班级、姓名、获奖类别和获奖等地方先空出(空出半格，并将所空出的半格设置成你所需的字体格式和大小),确保打印输出后的格式与奖状纸相符。

建立奖状数据库

在 Excel表格中辅入获奖人及获奖等相关信息并保存为“奖状数据。

关联数据库与奖状

打开“奖状doc”,依次选择“视图?工具栏?邮件合并”,在新出现的工具栏中选择“打开数据源”,并选择“奖状数据.x1s”,打开后选择相应的工作簿，默认为sheet1,并按“确定”。

选择“查看合并数据”,用前后箭头就可以个别浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了

利用“邮件合并”功能可以非常方便地将 Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动或增加，只要在 Excel表格中修改就可以了。利用该功能，也可以非常方便地制作和打印成绩单。